Yksityisyyden suoja

Tietosuojassa käsitellään seuraavia asioita

• Rekisterinpitäjä
• Käsittelyn tarkoitukset
• Käsittelemämme henkilötiedot
• Henkilötietojen vastaanottajat
• Käsittelyn turvallisuus
• Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteritiedot

Rekisterinpitäjä

RedGo Finland Oy
Malmin kauppatie 8 A
00700 Helsinki
Y-tunnus: 0573845-0
Puh: 09 37 477 377
Yleinen sähköposti: asiakaspalvelu@falck.fi
Tietosuoja-asioissa palveleva sähköposti: tietosuoja@falck.fi
Falck Group Data Protection Officer: Peter Kaas, dpo@falck.com

Käsittelyn tarkoitukset

Toimeksiantojen hoitaminen

Falck käsittelee henkilötietoja hinaus-, vahinko- ja/tai korjaus- tai muun toimeksiannon hoitamiseen. Käsittelyn perusteena on Falckin ja rekisteröidyn välinen sopimus tai sen valmistelu. Yritysten ja organisaatioiden toimeksiantojen hoito liittyy Falckin ja organisaation välisen sopimuksen täytäntöönpanoon, jolloin käsittelyn perusteena on oikeutettu etu. Laskutuksen tietoja käsittelemme osana toimeksiantojen hoitamista. Laskutustiedot ja muut toimeksiantoihin liittyvät ostolaskut ja/tai kulukorvaukset siirtyvät osaksi lakisääteistä kirjanpitoamme.
Asiakaspalautteen yhteydessä saamiamme henkilötietoja käsittelemme liiketoiminnan kehittämiseen tai palautteeseen vastaamiseen. Lisäksi käsittelemme tietoja asiakaspalvelun yhteydessä, jolloin käsittely liittyy yhteydenottoon vastaamiseen. Mikäli palautteen käsittely ja asiakaspalvelu eivät liity toimeksiannon hoitamiseen, sisältyvät ne Falckin oikeutettuun etuun harjoittaa elinkeinotoimintaansa. Tietojen käsittelyn avul​la pystymme palvelemaan asiakkaitamme palvelulupauksemme mukaisesti sekä kehittämään toimintatapojamme.

Sähköiset palvelut, markkinointi, asiakashankinta ja rekrytointi

Verkkopalveluidemme tekninen toteuttaminen edellyttää sähköisten tunnistetietojen käsittelyä. Tilastoimme ja mittaamme verkkopalveluidemme käyttöä sekä harjoitamme sähköistä markkinointia verkkopalveluidemme käyttö- ja kävijätietojen perusteella. Verkkopalveluiden tarjoaminen, tilastointi ja sähköinen markkinointi sisältyvät Falckin oikeutettuun etuun harjoittaa ja kehittää liiketoimintaansa. Tarjoamiemme verkkopalveluiden avulla helpotamme ja nopeutamme asiakkaiden asioimista kanssamme sekä mahdollistamme yhteydenoton heille sopivaan aikaan. Verkkopalvelun tilastoinnissa käsittelemiemme tietojen avulla pystymme analysoimaan ja tätä kautta kehittämään liiketoimintaamme sekä parantamaan palvelutasoamme. Sähköistä markkinointia varten käsittelemiemme tietojen avulla, voimme kertoa tarjoamistamme palveluista sähköisissä kanavissamme sekä ohjaamaan asiointia verkkopalveluumme.
Verkkopalvelumme sisältää sekä Google Maps (https://www.google.fi/) ja Here Maps (https://wego.here.com/) -karttatoiminnot. Sekä Google että Here käsittelevät henkilötietoja itsenäisenä rekisterinpitäjinä tietosuojakäytäntönsä ja karttatoiminnon käyttöehtojensa mukaisesti.

• Google Maps - https://policies.google.com/privacy?hl=fi
• Here Maps - https://legal.here.com/en-gb/privacy/here-wego-here-application-or-here-maps-privacy-supplement-updated

Verkkosivuillamme olevan palvelun avulla, Falckilla on mahdollista selvittää käyttäjän, joko käyttäjän ilmoittaman summittaisen tai päätelaitteen tarkan sijainnin perusteella, ja järjestämään apua käyttäjällä Falckin lähimmästä toimipisteestä. Tarkan sijainnin välittäminen ja käsittely perustuvat käyttäjän antamaan suostumukseen, jonka hän antaa salliessaan päätelaitteensa välittää sijaintitietonsa verkkopalveluumme. Sijainti välitetään Googlelle muodossa, josta käyttäjää ei voi tunnistaa. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksen oman päätelaitteensa asetuksista.

Potentiaalisten yritys- ja organisaatioasiakkaiden sekä muiden yhteistyökumppanien henkilötietoja käsittelemme sopimusten valmisteluun.

Organisaatioiden ja yritysasiakkaiden päättäjätietojen käsittely on osa Falckin markkinointia ja viestintää. Lisäksi tiedotamme toimintaamme liittyvistä uutisista ja ajankohtaisista asioista yritysten ja organisaatioiden edustajille. Markkinointi ja tiedottaminen yrityksille ja organisaatioille sekä heidän edustajilleen on Falckin elinkeinotoimintaan liittyvän oikeutetun edun piirissä. Organisaatio- ja yritysmarkkinointia varten käsittelemiemme tietojen avulla teemme uusasiakashankintaa ja lisämyyntiä. Tiedottamista varten käsittelemiemme tietojen avulla pidämme organisaatio- ja yritysasiakkaamme ajan tasalla toimintaamme liittyvistä muutoksista ja uudistuksista.

Käsittelemme meille avoimeen työtehtävään lähetettyjä työhakemuksia mahdollisen työsopimuksen valmistelemiseksi. Falckille avoimen työhakemuksen lähettäneen henkilön tietoja käsitellään hänen suostumuksensa perusteella. Hakijaprosessissa ei-valituksi tulleilta voimme pyytää suostumusta heidän hakemuksensa säilyttämiseksi 12 kk ajan mahdollisen uuden rekrytointitarpeen varalta.

Lakisääteiset velvoitteet

Käsittelemme tietoja varmistaaksemme rekisteröidyn tietojenkäsittelyn turvallisuuden ja oikeuksien toteutumisen yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Mikäli rekisterissämme oleva henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan edellyttää tämä henkilön tunnistamista. Tiedot oikeuksien käytöstä tallennetaan, jotta voimme tarvittaessa osoittaa, että rekisteröityjen oikeuksia on noudatettu.

Pääsääntöisesti toivomme henkilön, joka haluaa omat tietonsa, tunnistautumaan henkilökohtaisesti toimistollamme Malmilla (Malmin kauppatie 8 A 00200 Helsinki), mutta myös sähköinen tunnistautuminen onnistuu seuraavan linkin kautta: https://www.vismasignforms.com/form/accfade3-6ccd-4694-b830-6fd1b4d8083c

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietojen käsittelyssä automatisoitua päätöksentekoa tai profilointia.

Käsittelemämme henkilötiedot
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot
• Tiedot asemasta yrityksessä
• Toimeksiannon kohteena olevan ajoneuvon tiedot, valokuvat ajoneuvosta ja tiedot toimeksiannosta
• Vakuutus- ja laskutustiedot
• Meille lähetetyt viestit, kuten palautteet ja chat-palvelun viestit
• Työnhakua varten toimitetut tiedot
• Sähköiset tunnistetiedot ja tiedot Falckin verkkopalveluiden käytöstä
• Päätelaitteen sijainti
• Tiedot rekisteröityjen oikeuksien käytöstä

Saamme käsittelemiämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään tai rekisteröidyn käyttämiltä yrityksiltä tai organisaatioilta, kuten vakuutusyhtiöltä, ajoneuvon omistavalta rahoitusyhtiöltä, hinausliikkeeltä tai autoliikkeeltä. Lisäksi saamme tietoja rekisteröidyn verkkopalveluiden käytöstä. Tarvittaessa haemme tietoja julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, puhelintiedustelupalveluista tai Trafin ajoneuvorekistereistä. Markkinointia ja viestintää varten hyödynnämme myös ulkoisia rekistereitä ja tutkimuksissa kerättyjä tietoja.

Verkkolomakkeissa tai sopimuksissa pakolliseksi merkityt tiedot ovat edellytys sopimuksen tekemiselle. Toimeksiannon hoitaminen saattaa vaatia myös lisätietojen antamista.

Taloushallinnossamme suoritetaan maksutapojen mahdollistamiseksi luottotarkistuksia kolmansien osapuolien kanssa. Luottotarkistuksen yhteydessä Svea Ekonominin tai Suomen Asiakastiedon järjestelmään tallennetaan esim seuraavia tietoja, nimi, osoite, henkilötunnus tai y-tunnus ja tiedot tarvitaan luottopäätöksen tekemistä varten. Falckin järjestelmään tallennetaan tietoja myönnetyn luottorajan määrästä.

Tietojen säilytysajat

• Säilytämme toimeksiannon hoitamisessa käsiteltyjä tietoja kolmen vuoden ajan, paitsi puhelintallenteet, jotka säilytämme 13 kuukautta.
• Säilytämme tiedot rekisteröityjen oikeuksien käytöstä kahden vuoden ajan.
• Chattipalvelussa käydyt keskustelut säilytämme enintään 13 kuukautta.
• Laskutustietoja ja muuta kirjanpitoaineistoa säilytämme kirjanpitolain edellyttämän ajan.
• Työnhakemuksia ja työnhakutietoja säilytämme 6 kuukautta hakijan suostumuksen perusteella.
• Analytiikka- ja markkinointipalveluiden osalta säilytämme henkilötietoja 38 kuukautta tai käyttämiemme kumppanien salliman minimiajan, jos se on pidempi kuin 38 kuukautta.
• Tiedottamisessa säilytämme tietoja tiedotustoiminnan harjoittamisen ajan.
• Markkinoinnissa ja myyntityössä käyttämiämme yritysten ja organisaatioiden tietoja säilytetään myynnin ja yhteistyön mahdollistamisen kannalta tarvittava aika, kuitenkin korkeintaan viisi vuotta viimeisimmästä yhteydenotosta.
• Verkkopalvelumme sisältää karttatoimintoja Google Maps (https://www.google.fi/) ja Here Maps (https://wego.here.com/). Karttapalvelujen tarjoajat käsittelevät henkilötietoja itsenäisenä rekisterinpitäjänä tietosuojakäytäntönsä ja karttatoiminnon käyttöehtojensa mukaisesti. Sijainti välitetään karttapalveluille muodossa, josta käyttäjää ei voi tunnistaa. Käyttäjä voi peruuttaa suostumuksen oman päätelaitteensa asetuksista.

Muissa tapauksissa säilytämme henkilötietoja yhden vuoden.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsittelevät Falckin työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä, kuten asiakaspalveluhenkilöstö, toimeksiannon hoidettavakseen ottanut Falckin työntekijä, hallinto- ja myyntihenkilöstö. Luovutamme tai siirrämme henkilötietoja käsittelyn tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa kumppaneillemme. Kumppaneitamme ovat:

• Falck franchising-yrittäjät ja heidän työntekijät
• Muut hinausliikkeet Suomessa, EU:ssa tai kolmansissa maissa, joka ottaa toimeksiannon hoidettavakseen
• Autokorjaamot
• Copart
• Vakuutusyhtiöt
• Sijaisautopalvelun toimittajat, jos rekisteröity tarvitsee sijaisautoa
• Muut palvelutoimittajat jotka liittyvät toimeksiannon hoitamiseen
• Analytiikka- ja markkinointikumppanit, kuten Google ja Facebook
• Kohdistettua markkinointia tarjoavat yritykset
• Verkkopalveluntarjoajat
• Kirjanpito- ja laskutusjärjestelmien toimittajat sekä tilintarkastajat
• Perintä- ja muistutuspalvelukumppanimme
• Muut Falckin käyttämät henkilötietojen käsittelijät
• Viranomaiset lainsäädännön edellyttämissä määrissä
• It- ja taloushallinnon palveluiden tuottajat (ml Microsoft)
  Falck konserni sekä tämän käyttämät alihankintapalvelut (HCL sekä Wipro)

Henkilötietojen vastaanottajiin kohdistuu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset velvoitteet rekisteröityjen oikeuksien käytön tukemisesta sekä käsittelyn turvallisuudesta varmistamisesta. Tietoja siirretään EU/EEA:n ulkopuolelle vain tilanteissa, joissa erikseen annettu toimeksianto sitä vaatii tai kyseessä on Falck Groupin sopimukseen perustuva syy ja tietojen käsittelystä on tehty tietojenkäsittelysopimus, joka velvoittaa vastaanottajaa noudattamaan EU:n alueella voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Käsittelyn turvallisuus

Falck käsittelee henkilötietoja tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Verkkopalveluissa käytettävät tietoliikenneyhteydet ovat salattuja. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät järjestelmät edellyttävät käyttäjän tunnistamista tai fyysistä pääsyä käsittelyjärjestelmään. Henkilötietoja sisältävä fyysinen aineisto hävitetään asianmukaisesti esimerkiksi tietosuoja-astiaa käyttäen eikä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja pidetä muiden asiakkaiden näkyvillä.
Henkilötietojen käsittely on rajattu niille henkilöille, joiden työtehtävät edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Falckin henkilöstö on ohjeistettu yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Ulkoisia henkilötietojen käsittelijöitä käytettäessä Falckin ja henkilötietojen käsittelijän kanssa on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus, joka velvoittaa ulkoisia käsittelijöitä huolehtimaan oman käsittelynsä turvallisuudesta.

Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli haluat lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, niiden oikaisua, tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista, toimita pyyntö tämän linkin: https://www.vismasignforms.com/form/accfade3-6ccd-4694-b830-6fd1b4d8083c kautta. Henkilötietojasi koskevan pyynnön toteuttaminen edellyttää vahvaa tunnistamista, esimerkiksi pankkitunnuksin. Pyynnön voi myös tehdä henkilökohtaisesti Falckin toimipisteessä, Malmin kauppatie 8 A, 00700 Helsinki. Tietoturvasyistä emme toimita tietoja henkilötietojen käsittelystä postitse, puhelimitse tai sähköpostitse tehtyjen pyyntöjen perusteella. Alla on kuvattu tarkemmin rekisterissämme olevien henkilöiden oikeudet.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, oikeus pyytää pääsy tietoihinsa sekä oikeus saada tämän tietosuojaselosteen mukaiset tiedot henkilötietojensa käsittelystä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus vaatia epätarkkojen tai virheellisten henkilötietojensa oikaisua. Lisäksi hänellä on käsittelyn tarkoitus huomioon ottaen oikeus täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus saada henkilötiedot poistetuksi, jos jokin seuraavista perusteista täyttyy:

• Henkilötietoja ei enää tarvita tarkoituksissa, joita varten niitä on kerätty
• Henkilö peruuttaa suostumuksen, jos käsittely on perustunut suostumukseen eikä käsittelylle ole muuta perustetta
• Henkilö vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella eikä käsittelylle ole perusteltua syytä
• Henkilö vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointiintarkoitukseen
• Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
• Henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus rajoittaa käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Henkilö kiistää tietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen varmistamisen ajaksi
• Henkilön tietojen käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa tietojen poistamista ja vaatii käytön rajoittamista
• Falck ei enää tarvitse henkilötietoja, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen tueksi
• Henkilö on vastustanut käsittelyä oikeutetun edun perusteella, jolloin käsittelyä rajoitetaan etujen arvioinnin ajaksi

Vastustamisoikeus

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus kieltää suoramarkkinointi, milloin tahansa, eli vastustaa käsittelyä, jos hänen henkilötietojaan käsitellään suoramarkkinointia varten.

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus vastustaa myös tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, jos käsittelyä tehdään oikeutetun edun perusteella. Henkilötietojen käsittelyä voidaan jatkaa ainoastaan, jos on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus saada sähköisessä muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle,
joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja
jos käsittely suoritetaan automaattisesti.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos käsittelyn perusteena on henkilöltä saatu suostumus, on hänellä oikeus peruuttaa suostumus, milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Mikäli suostumuksen peruuttamiseksi ei ole esitetty muuta tapaa, toimita ilmoitus suostumuksen peruuttamisesta sähköpostitse tietosuoja@falck.fi tai kirjallisesti osoitteeseen RedGo Finland Oy, Malmin kauppatie 8 A, 00700 Helsinki

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterissämme olevalla henkilöllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan yleistä tietosuoja-asetusta. Kantelu tulee tehdä EU:n siinä jäsenvaltiossa, jossa henkilöllä on vakituinen asuin- tai työpaikka tai, jossa väitetty rikkomus on tapahtunut.

Historia